Справочник функций

Ваш аккаунт

Войти через: 
Забыли пароль?
Регистрация
Информацию о новых материалах можно получать и без регистрации:

Последние темы форума

Показать новые сообщения »
реклама
Всем рекомендую прогу lightroom скачать бесплатно с нашего портала на большой скорости

Почтовая рассылка

Подписчиков: 11849
Последний выпуск: 19.06.2015

Работа с информацией на предприятиях

Автор: Рудюк С.А., Компания НеРуСофт
3 октября 2005 года
http://nerusoft.com/

Мы постоянно слышим такие слова, как <век информации>, <информационные технологии>, <кто владеет информацией, тот владеет миром> и т.д. и т.п. В наше сознание уже внедрена мысль, что информация - это все.

Но, что делать с этой информацией и для чего она, в конечном счете, нужна и вообще, что это?

Большинство людей не задумывались над этим вопросом.

Введем небольшое уточнение- информация всего лишь сырье для принятия решения. Она сама никакой пользы не приносит.

Стоимость информации обуславливается последующими действиями. Другими словами, именно правильное решение, принятое в нужное время определяет всю ценность информации.

Основные требования к информации:

1. Достоверность. Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел.

2. Адекватность. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия.

3. Объем. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решения.

4. Лаконичность. Информация выражена четко и кратко, если она не содержит в себе ненужных сведений.

5. Доступность для понимания. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена.

6. Своевременность. Информация своевременна, если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятий решений.

Цель деятельности предприятия - создание материальных благ, и поэтому им нужно управлять, исходя из соответствующих представлений.

Информационные технологии- это совокупность методов и способов получения информации, ее передачи, накопления, обработки, хранения, представления и анализа.

Информационные технологии позволяют трансформировать разрозненые данные в оперативную и надежную информацию для принятия решения.

Для этой цели необходимо четыре набора диагностического инструментария: базовая финансовая информация, информация о производительности, информация о ключевых знаниях, информация о распределении ресурсов. Все вместе они составляют набор рабочих инструментов для управления действующей компанией.

Новые технологии - это приспособления для обработки данных, предназначенные в основном для индивидуального пользователя. Говоря об информации, в основном мы говорим об информации для предприятия. Однако не меньшую роль играет информация, необходимая для работы менеджменту, - более того, всем работникам умственного труда. Ведь для работников интеллектуального труда, для менеджмента в частности, информация есть ключевой ресурс. Информация объединяет работников друг с другом и с организацией в целом. Другими словами, именно информация позволяет работникам умственного труда выполнять свою работу.

Уже сегодня ясно, что обеспечить работникам умственного труда и менеджменту информацию, в которой они нуждаются, не может никто, кроме них самих. К сожалению, мало руководителей задумываются над тем, какая же информация им нужна, а уж о том, чтобы разработать принципы ее организации, и речи быть не может. Руководство предпочитает перекладывать эту работу на тех, кто поставляет им информацию, - на специалистов по информационным технологиям и бухгалтеров. Но поставщики данных не всегда знают, какие данные нужны пользователю, какие данные станут для него не просто сведениями, а информацией. Только сам работник умственного труда и только сам руководитель способны превратить разрозненные данные в информацию. И только сам работник умственного труда и, в особенности, руководитель может решить, как организовать эту информацию таким образом, чтобы она стала ключом к эффективным действиям.

Чтобы получать необходимую информацию, руководитель должен сначала найти ответы на две группы вопросов. Какую информацию я должен предоставлять сотрудникам, с которыми я работаю и от которых завишу? В какой форме? И в какое время? Какая информация нужна лично мне? От кого? В какой форме? И в какое время?

Задумавшись над этими вопросами, руководитель быстро обнаружит, что информационная система его компании поставляет не слишком много информации. Какие-то сведения поступают из бухгалтерии, но в большинстве случаев для того, чтобы руководитель мог использовать их в своей работе, они должны быть переосмыслены, представлены в другой форме и выражены в других показателях. Эта информация должна быть организована отдельно и очень часто не связана с бухгалтерским учетом.

Несистематизированная информация - это просто сведения. Только определенным образом организованные сведения имеют смысл. Однако в зависимости от формы организации одна и та же информация может иметь разный смысл. Для разных работников и для разных целей одну и ту же информацию надо организовывать по-разному.

Насколько я могу судить по собственному опыту, не существует двух руководителей, которые организовали бы одну и ту же информацию одинаковым способом. И это правильно: информация должна быть систематизирована так, как это удобно для работы данного руководителя.

Слишком часто за информацию принимается просто большой объем данных. Разница между большим объемом данных и информацией примерно такая же, как между телефонной книгой, в которой миллионы фамилий, и фамилией, местом работы и адресом нужного вам человека. Менеджмент обязан усвоить два урока: во-первых, необходимо устранять данные, которые не имеют отношения к нужной теме; во-вторых, данные надо организовать, проанализировать, интерпретировать и только потом использовать для принятия решения о действиях. Ибо мы собираем информацию не для того, чтобы накапливать знания, а для того, чтобы предпринимать правильные действия.

Вот один из примеров: всего лишь для трех или четырех - в общем, для очень немногих - финансовых учреждений США не стал неожиданностью экономический кризис, разразившийся в конце 90-х годов в азиатских странах. Эти учреждения своевременно проанализировали поступающую к ним "информацию" об экономической ситуации и валютах азиатских стран. Постепенно они отказались ото всей информации, которую предоставляли их собственные подразделения и филиалы в этих странах, потому что поняли, что это не информация, а просто сведения. Вместо этого они усилили сбор информации о таких предметах, как соотношение между фиксированными и портфельными инвестициями в этих странах, соотношение между портфельными инвестициями (например, краткосрочными ссудами) и платежным балансом страны, а также о количестве денег, имеющемся в распоряжении страны для обслуживания зарубежных краткосрочных долгов. Задолго до того, как эти соотношения приняли опасный характер и указали на неизбежность тревожных событий на азиатских биржах, руководители этих финансовых учреждений поняли, к чему все идет. Они осознали, "что им предстоит принять непростое решение: уйти из этих стран и гарантировать краткосрочный рост или остаться для реализации долгосрочных - и очень рискованных - стратегий. Другими словами, они вовремя выделили действительно важные экономические данные, сумели организовать их, проанализировать и правильно интерпретировать. Они обратили сведения в информацию и разработали первоочередные меры задолго до того, как те стали действительно необходимы. А подавляющее большинство американских, европейских и азиатских компаний, ведущих бизнес в материковых государствах Азии и/или инвестирующих капитал в их предприятия, полагались только на те сведения, которые сообщали их представители в этих странах. Оказалось, что эти сведения вообще нельзя назвать информацией - во всяком случае, на деле они оказались форменной дезинформацией. Готовыми к кризису оказались только те руководители, которые потратили несколько лет на поиски ответов на вопрос: "Какая информация может считаться существенной и адекватной, когда речь идет о нашем бизнесе в Таиланде или Индонезии?"

По данным А.Чандлера, в первой половине XX века полный цикл организационной адаптации компаний занимал от 10 до 20 лет. В наше время из-за высокой скорости внешних перемен фирмы не располагают таким запасом времени для реорганизации.

Сокращение сроков реорганизации сокращает сроки получения, обработки, анализа информации и достигается за счет параллельного выполнения основных мероприятий. В этом случае рост самоорганизации является ответом на усиление внешней нестабильности и динамической изменчивости мира.

Обобщая, можно сказать, что информация о внешней среде и есть та самая важная информация, которая нужна менеджменту для работы. В то же время это информация, которая всегда требует систематизации. Эта информация - не только фундамент для принятия правильных решений. Это также фундамент для решения двух задач: повышение производительности работника умственного труда и менеджмент собственной карьеры. Обе задачи под силу только специалистам, которые знают, какая информация нужна им в работе и какую информацию они должны предоставить другим, и которые постоянно совершенствуют методы, обращающие хаос беспорядочных сведений о мире в организованную, необходимую в работе информацию.

Литература.

  1. П. Друкер. Задачи менеджмента в XXI веке. Вильямс. - 2002.
  2. Горкина М.Б. PR на 100%.Альпина Бизнес Букс.- 2005.

Оставить комментарий

Комментарий:
можно использовать BB-коды
Максимальная длина комментария - 4000 символов.
 

Комментарии

1.
97K
25 февраля 2016 года
Валя Никулина
0 / / 25.02.2016
Мне нравитсяМне не нравится
4 июня 2016, 16:37:33
Смело могу посоветовать для этого нашего партнера http://www.docsvision.com/, ни разу еще не подвели.
2.
96K
26 января 2016 года
alexanderrusso
0 / / 26.01.2016
Мне нравитсяМне не нравится
4 июня 2016, 16:06:01
Разумный совет, но для этого нужен опытный провайдер.
3.
97K
25 февраля 2016 года
Валя Никулина
0 / / 25.02.2016
Мне нравитсяМне не нравится
3 июня 2016, 07:16:21
Я бы советовала автоматизировать документооборот, тогда потоки информации будут структурированы.
4.
97K
26 апреля 2016 года
Антонина Василина
0 / / 26.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
3 мая 2016, 08:47:02
Мы воспользовались услугой http://www.docsvision.com/kupit/
5.
97K
20 апреля 2016 года
vaskovskaya.natali
0 / / 20.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
3 мая 2016, 08:04:26
Но вряд ли это можно реализовать своими силами.
6.
97K
26 апреля 2016 года
Антонина Василина
0 / / 26.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
2 мая 2016, 08:00:32
Для многих компаний действительно выгоднее было перейти на организацию электронного документооборота.
7.
97K
19 апреля 2016 года
yakoff.vabor
0 / / 19.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
20 апреля 2016, 12:24:10
Во-первых, сократились расходы на содержание персонала, а во-вторых, компания http://bporus.ru/ провела нам оптимизацию налогового учета.
8.
97K
20 апреля 2016 года
vaskovskaya.natali
0 / / 20.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
20 апреля 2016, 11:59:39
А каким образом удалось достичь результата повышения дохода?
9.
97K
19 апреля 2016 года
yakoff.vabor
0 / / 19.04.2016
Мне нравитсяМне не нравится
19 апреля 2016, 07:55:13
Мы тоже часть функций успешно вывели в аутсорс, это повышает доходы.
10.
97K
25 февраля 2016 года
Валя Никулина
0 / / 25.02.2016
Мне нравитсяМне не нравится
26 февраля 2016, 20:59:08
Да, уже на постоянной основе работаем с http://rosco.su/
11.
96K
26 января 2016 года
alexanderrusso
0 / / 26.01.2016
Мне нравитсяМне не нравится
26 февраля 2016, 10:49:34
Вы сотрудничаете с консалтинговой комапнией?
12.
97K
25 февраля 2016 года
Валя Никулина
0 / / 25.02.2016
Мне нравитсяМне не нравится
25 февраля 2016, 11:37:57
Мы большинство бумажных вопросов успешно вывели в аутсорс.
13.
Аноним
Мне нравитсяМне не нравится
3 октября 2005, 22:49:16
у нас это было на первой лекции по информатике. :)
Реклама на сайте | Обмен ссылками | Ссылки | Экспорт (RSS) | Контакты
Добавить статью | Добавить исходник | Добавить хостинг-провайдера | Добавить сайт в каталог