Записки доброго автоматизатора - Выпуск 3
Или Руководителю, обдумывающему компьютеризацию своего бизнеса.
Выпуск 3
Чего мы можем достичь с помощью компьютерной системы такого, чего нельзя достичь без нее?
Давайте помечтаем. Представим себе идеальную систему. Какая она должна быть. Возьмем, к примеру, торговую компанию. Система должна помогать работать, поддерживая рутинные функции и согласовывая "очевидные" вещи. Эти вещи - простые. Сложными они становятся, когда этих вещей происходит великое множество.
Что это за "очевидные" вещи?
Это то, что умещается в одной голове, если один человек торгует несложным товаром и прекрасно справляется с делами. Если он наберет больше товара, расширит ассортимент, откроет несколько "точек", наймет помощников, начнет отпускать товар в кредит - тут то и начнутся сложности с простыми вещами. Все запутается.
Где какой товар есть в наличии? Куда надо доставить новый товар? Какой покупатель не оплатил товар? Можно ли принять заказ на послезавтра? Я обещал этот товар - не трогайте - его заберут послезавтра. Заплатите поставщику сейчас, боюсь через неделю, когда подойдет срок - не будет денег.
Система должна знать "где что лежит" - какие товары на каких складах и сколько денег на каких счетах и в каких кассах. Система должна знать кто нам что обещал, кому мы что обещали и в смысле товаров и в смысле денег.
Система должна быть "умная". Она должна понимать, что если мы завтра обещали кому-то товар, то этот товар у нас сейчас уже должен быть или мы должны его успеть завезти. Система должна знать, кому и сколько мы должны заплатить и будут ли у нас для этого деньги в нужный момент.
Исходя из этого знания "очевидных" вещей, система должна "позволять" работникам компании делать действия, которые не противоречат этим "очевидным" вещам или "не позволять" делать действия, которые противоречат.
А почему работники должны "слушаться" систему?
Потому, что она не только разрешает и запрещает - она помогает работать. Система должна быть с точки зрения работников компании удобным средством оформления документов. Надо оформить заказ - пожалуйста. Надо выписать накладную - минуточку - готово. (Или так: Вы хотите получить товар? Секунду, - простите, но ваша оплата еще не поступила. Позвоните во второй половине дня).
Отлично? - По моему - здорово. Для реальной системы - да. Для "идеальной" - маловато.
А что еще может идеальная система?
Система должна знать реальную себестоимость товара и минимально-возможную наценку. Система должна позволять гибко торговаться с клиентом до предельно-возможной цены. Другими словами, если покупатель вообще в состоянии купить этот товар, он должен купить у нас - система должна держать все под контролем и не позволять опустить цену ниже предельно-возможной. Да, - и не надо допускать, чтобы торговые менеджеры компании знали эту реальную себестоимость. Мало ли что. Могут "проговориться" покупателю: "Помилуйте, - мы сами покупаем по ___". Дойдет до конкурентов. Не нужно этого. Система сама все знает и "не дремлет".
Система должна проводить в жизнь политику руководства. ( Сильно сказано! ) Скажу проще: руководство ночей не спит и думает, - как хитрее расставить ловушки для покупателей, чтобы они каждый раз только в наши ловушки и попадались, - минуя ловушки конкурентов. Разве это ловушки? (которые у конкурентов) Их же за версту видно! Другое дело наши, хитрые ловушки.
Например:
Вот товар обычный - дешевый. Товар как товар - у всех такой есть. Такого товара не иметь - просто неприлично. Цена даже у всех одинаковая. Попробуй побалуй с ценой. Да ее все наизусть знают. А мы сделаем еще подешевле. В убыток будем продавать. Покупатель - глупый - бежит сразу к нам и попался. Он кроме этого товара еще с десяток других берет всегда - разных, дорогих, с "непонятной" ценой. Вот за этот товар по дорогой цене мы с него и вернем то, что потеряли на дешевом товаре, а конкурент пусть сидит там со своей пустой ловушкой. (Такую политику я называю политикой "компота". Помните, кто бывал в столовых при социализме. Подходишь к раздаче, смотришь меню. Первое - второе - нормальные цены. Больше не смотришь. Дальше смотришь в котелки и кастрюльки. Заказываешь. Потом кассир говорит - "рубль сорок"! Неожиданно дорого. Платишь. Потом разбираться будешь, почему дорого вышло. Завтра смотришь внимательнее - а компот то по 20 копеек! Да там весь котел за два рубля сварили! Вот где они деньги делают!)
Или так:
Побьем всех ассортиментом! Наш покупатель - спохватившийся гражданин. Никогда он ничего заранее не заказывает - все у него в последнюю минуту. В общем - растяпа! Да и цен он не знает. В нашей рекламе написано - у нас все всегда есть на складе. Звоните в любое время. Да, и на телефоне ласково очень отвечают. Очень задушевным голосом. Хоть и дорого нам морозить весь этот товар на складе - но рассеянный гражданин за все платит. Надо не забыть с него все это получить.
Думаете система не должна этого всего знать и понимать? Должна знать и понимать! Должна поддерживать соответствующие цены и разрешать соответствующие скидки. Это одна из составляющих политики руководства.
Другая часть политики руководства: обеспечить баланс интересов компании и своих работников - торговых менеджеров. Что выгодно компании - должно быть выгодно торговому менеджеру. Что не выгодно компании - должно быть невыгодно торговому менеджеру. А что выгодно компании? Чтобы все покупатели "не пытались" покупать у конкурентов. Чтобы они покупали стандартный товар у нас по стандартным ценам, а непонятно сколько стоящий товар (у конкурентов этого товара то нет, то опять нет. Цена у всех разная. Цена все время меняется) - у нас по максимальным ценам. У коммерческого руководителя компании есть своя особая "ценовая политика". У всех - свои секреты.
Что еще может "идеальная" система?
Система должна знать, что же компания зарабатывает. Какова реальная прибыль. Какова стоимость компании. Где находится эта прибыль. Почему прибыль большая, а свободных денежных средств гораздо меньше.
Это очень сложная задача, поскольку сегодня торговый бизнес устроен очень сложно. Редко когда все операции проходят через одно юридическое лицо. Часто операции проходят через несколько юридических лиц. Эти юридические лица торгуют друг с другом и с внешними контрагентами. Дают товар на комиссию, принимают товар на комиссию, возвращают товар и т.д. Система должна вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую отчетность для каждого юридического лица. (Об этом мы даже и не говорим. Бухгалтерские отчеты - это то, что любая система должна делать как минимум). Однако бухгалтерские отчеты не дают никакой полезной информации для того, чтобы понять реальное финансовое состояние предприятия. Для этой цели в "идеальной" системе служит еще один - "настоящий" учет. Если хотите - назовите его финансовый учет. Система должна знать, как устроен бизнес. Где продажа - действительно продажа, а где - внутренняя продажа, которая вовсе и не продажа, а просто перемещение товара в соответствии со специально разработанной "торговой схемой". При продаже с комиссионным вознаграждением система должна отличать действительную цену продажи от цены, по которой оформлена сделка, а сумму комиссии должна отнести на соответствующие взаиморасчеты. Таким образом, каждая операция учитывается дважды: Один раз она должна быть учтена в бухгалтерии каждого из юридических лиц, через которые она проходит. Другой раз она должна быть учтена в финансовом учете в полном соответствии с тем, что "реально" произошло. Непрерывный взаимоувязанный учет "реального" смысла всех операций в результате позволяет получить ответы на все заданные выше вопросы.
Что бы еще поручить "идеальной" системе? Что нас больше всего тревожит? Куда уходят деньги и как так получилось, что у нас такие огромные расходы. Руководитель не должен принимать решения о каждом платеже, не доверяя никому решения о сколько-нибудь крупных затратах. Он должен посвятить свое время наиважнейшим вопросам (как расширить рынок, как продвинуться в регионы, как организовать рекламу, запустить новые направления деятельности, наладить хорошие отношения с чиновниками:). Как в таких условиях поставить расходы под контроль? Пусть система поможет и в этом. И не просто подытожит фактические расходы за месяц, а сверяет каждый платеж с запланированными на основе статистики предыдущих месяцев нормами расходов (на командировки, на представительские расходы, на связь, на ремонт автомобилей :.). Пока все находится в рамках запланированных показателей, система пусть себя никак не проявляет. Как только расходы по какой-либо статье попытаются превысить норму, система должна или подать сигнал руководству об этом, или вообще запретить платеж, пока не будет принято специальное решение.
Еще много чего можно было бы поручить "идеальной" системе. Таких систем практически не встретишь в наших торговых компаниях. Реальные системы делают обычно только часть той работы, которую может делать "идеальная" система. Но я полагаю, что построение системы, близкой к идеальной системы - вполне возможно. Как это сделать - это уже другая история.
Ваш Добрый Автоматизатор, Лев Тришанков
- Пожелания и вопросы направляйте по адресу lev_t60@hotmail.com
- Подписаться на продолжение http://subscribe.ru/catalog/trade.zapiskidobrogo
- Архив статей http://subscribe.ru/archive/trade.zapiskidobrogo/
Оставить комментарий
Комментарии
